KOMUNIKASI MANAJEMEN
A. Definisi Komunikasi Organisasi dan
Komunikasi Manajemen
Menurut Wiryanto (2005) komunikasi organisasi adalah pengiriman
dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun
informal dari suatu organisasi.
Menurut Goldhaber (1986), komunikasi organisasi adalah proses
menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling
tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang
selalu berubah-ubah.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi organisasi merupakan arus
informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi.
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa
komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan pertukaran informasi dan
pemindahan arti dalam suatu jaringan hubungan yang saling bergantung satu sama
lain dalam kelompok formal maupun informal dalam suatu organisasi.
Menurut Antar Venus, manajemen komunikasi adalah proses
pengelolaan sumber daya komunikasi yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas
dan efektivitas pertukaran pesan yang terjadi dalam berbagai konteks
komunikasi. Konteks komunikasi yang dimaksud disini berarti tataran komunikasi
individual, interpersonal, organisasional, governmental, sosial, atau bahkan
internasional.
Menurut Cultip (2007) manajemen komunikasi adalah proses timbal
balik (resiprokal) pertukaran sinyal untuk memberi informasi, membujuk atau
memberi perintah, berdasarkan makna yang sama dan dikondisikan oleh konteks
hubungan para para komunikator dan konteks sosialnya.
Menurut Parag Diwan (1999), Manajemen komunikasi adalah proses
penggunaan berbagai sumber daya komunikasi secara terpadu melalui proses
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengontrolan unsur-unsur
komunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen
komunikasi adalah proses pengelolaan sumber daya atau proses timbale balik dan
penggunaan berbagai sumber daya kommunikasi untuk mengingkatkan kualitas dan
efektivitas berdasarkan makna yang sama dan dikondisikan untuk mencapai tujuan
yang ditetapkan.
B. Aspek-aspek Komunikasi Organisasi
Pace dan Faules (2002:553) mengatakan komunikasi organisasi
meliputi aspek-aspek, yaitu:
1. Peristiwa komunikasi, berkaitan
dengan seberapa jauh informasi diciptakan, ditampilkan, dan disebarkan ke
seluruh bagian dalam organisasi.
2. Iklim Komunikasi Organisasi.
Pace dan Faules (2002:149) mengatakan iklim komunikasi organisasi terdiri dari
persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut
terhadap komunikasi. Pengaruh ini didefinisikan, disepakati, dikembangkan, dan
dikokohkan secara berkesinambungan melalui interaksi dengan anggota organisasi
lainnya. Dalam melakukan interaksi, pimpinan organisasi sebagai seorang
komunikator harus dapat memilih metode dan teknik komunikasi yang disesuaikan
dengan situasi pada waktu komunikasi dilancarkan sehingga tercapai kepuasan
atas komunikasi atau tercipta iklim komunikasi organisasi yang menyenangkan.
Iklim komunikasi merupakan citra makro bagi organisasi.
3. Kepuasan Komunikasi Organisasi.
Redding (dalam Pace dan Faules, 2002:164) mengungkapkan bahwa istilah kepuasan
komunikasi digunakan untuk menyatakan keseluruhan tingkat kepuasan yang
dirasakan pegawai dalam lingkungan total komunikasinya.
C. Dimensi-Dimensi Komunikasi dalam Kehidupan
Organisasi
Komunikasi internal.
Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan
antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi,
seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb.
Proses komunikasi internal ini bisa berwujud komunikasi antarpribadi ataupun
komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer
maupun sekunder (menggunakan media nirmassa). Komunikasi internal dibedakan
menjadi dua, yaitu:
a. Komunikasi vertikal,
yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari
pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi
vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk,
informasi-informasi, dll kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan
laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dsb. kepada pimpinan.
b. Komunikasi horizontal atau
lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan,
manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang
sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini
memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini
membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang
lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.
2. Komunikasi eksternal.
Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara
pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar,
komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada
pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada
hal-hal yang ianggap sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri dari
jalur secara timbal balik:
a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini
dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa
sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin.
Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi;
press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter;
brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari
khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan
komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
D. Fungsi-fungsi Komunikasi Organisasi
Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan tiga
fungsi komunikasi organisasi sebagai berikut:
1. Fungsi perintah berkenaan dengan angota-anggota organisasi
mempunyai hak dan kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak
atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi diantara
sejumlah anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut.
2. Fungsi relasional berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan
anggota-anggota menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif hubungan
personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi
kinerja pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara.
3. Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam
situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Komunikasi
adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang
melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun
lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi
bersama.
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi
adalah sebagai berikut:
Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu
sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi
berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat
waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi
ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan
karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di
samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan
kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan
peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh
terhadap fungsi regulatif, yaitu:
a. Berkaitan dengan
orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki
kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi
perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya.
b. Berkaitan dengan pesan.
Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan
membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh
untuk dilaksanakan.
Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan
kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.
Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi
bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara
sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding
kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan
saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan
dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut,
yaitu:
a. Saluran komunikasi formal
seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan
laporan kemajuan organisasi.
b. Saluran komunikasi informal
seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan
olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan
menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan
terhadap organisasi.
E. Bentuk-bentuk Komunikasi
Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi kepada
tiga bentuk:
1. Komunikasi vertikal
Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang terjadi
dari atas ke bawah dan sebaliknya. Artinya komunikasi yang disampaikan pimpinan
kepada bawahan, dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik.
2. Komunikasi horizontal
Bentuk komunikasi secara mendatar, diantara sesama karyawan
dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal. Fungsi
komunikasi horizontal/ke samping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level
yang sama. Komunikasi ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media
elektronik seperti telepon, atau melalui pesan tertulis.
3. Komunikasi diagonal
Bentuk komunikasi ini sering disebut juga komunikasi silang.
Berlangsung dari seseorang kepada orang lain dalam posisi yang berbeda. Dalam
arti pihak yang satu tidak berada pada jalur struktur yang lain. Fungsi
komunikasi diagonal digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level berbeda
tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada pihak lain.
F. Griffin menyadur tiga pendekatan untuk membahas komunikasi
organisasi. Ketiga pendekatan itu adalah sebagai berikut:
1. Pendekatan sistem.
Karl Weick (pelopor pendekatan sistem informasi) menganggap
struktur hirarkhi, garis rantai komando komunikasi, prosedur operasi standar
merupakan mungsuh dari inovasi. Ia melihat organisasi sebagai kehidupan organis
yang harus terus menerus beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam
orde untuk mempertahankan hidup. Pengorganisasian merupakan proses memahami
informasi yang samar-samar melalui pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan informasi.
Weick meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya ketika
anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan (free-flowing) dan
komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika dihadapkan pada situasi yang
mengacaukan, manajer harus bertumpu pada komunikasi dari pada aturan-aturan.
2. Pendekatan budaya.
Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak
tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu
itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz, ahli teori dan
ethnografi, peneliti budaya yang melihat makna bersama yang unik adalah
ditentukan organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi
merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para anggotanya, membentuk sebuah
realita bersama yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.
Pacanowsky dan para teoris interpretatif lainnya menganggap
bahwa budaya bukan sesuatu yang dipunyai oleh sebuah organisasi, tetapi budaya
adalah sesuatu suatu organisasi. budaya organisasi dihasilkan melalui interaksi
dari anggota-anggotanya. Tindakan-tindakan yang berorientasi tugas tidak hanya
mencapai sasaran-sasaran jangka pendek tetapi juga menciptakan atau memperkuat
cara-cara yang lain selain perilaku tugas ”resmi” dari para karyawan, karena
aktivitas-aktivitas sehari-hari yang paling membumi juga memberi kontribusi
bagi budaya tersebut.
Pendekatan ini mengkaji cara individu-individu menggunakan
cerita-cerita, ritual, simbol-simbol, dan tipe-tipe aktivitas lainnya untuk
memproduksi dan mereproduksi seperangkat pemahaman.
3. Pendekatan kritik.
Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan ini, menganggap
bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan sudah mendominasi hampir semua aspek
lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan kita banyak ditentukan oleh
keputusan-keputusan yang dibuat atas kepentingan pengaturan
organisasi-organisasi perusahaan, atau manajerialisme. Bahasa adalah medium
utama dimana realitas sosial diproduksi dan direproduksi.
G. Hambatan-hambatan Komunikasi Organisasi
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada
hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu adalah
(1992,p.10-11) :
1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap
manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk
dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak
dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.
2. Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator
sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi
kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan
gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan
dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran
(misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi
(miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran
seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi
keledai.
3. Perceptual distorsion
Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara
pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara
mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi
perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang
lainnya.
4. Cultural Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan
kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat
beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata
yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam
bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata
tersebut suatu jenis makanan berupa sup.
5. Physical Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap
proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau
kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.
6. Poor choice of communication
channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan
dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya
sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul,
gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat
sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
7. No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada
receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang
terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang
manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam
penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon
dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.
Berikut ini adalah macam-macam hambatan dalam organisasi yaitu :
1. Hambatan dari Proses Komunikasi
yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan informasi yang akan
disampaikan.
2. Hambatan Fisik yaitu hambatan
yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan sinyal, dsb
3. Hambatan Semantik yaitu
hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit mengenai bahasa dan
istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau pesan
4. Psikologis yaitu
hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan dari si pengirim pesan
atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi tersebut mengalami
perubahan
5. Hambatan Manusiawi yaitu
hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia yang tidak menentu dalam
menyikapi informasi atau pesan
6. Hambatan Organisasional yaitu
tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi yaitu hambatan yang
timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan mengalami kendala seperti
tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang berbeda yang mengakibatkan
sebuah hambatan.
7. Hambatan-hambatan Antar Pribadi
yaitu hambatan yang timbul antar pribadi didalam sebuah organisasi, biasanya
hambatan ini muncul karena adanya salah paham antar pribadi yang menyangkut
masalah tugas dan wewenang dari orang yang ada dalam organisasi
